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公的研究費等の内部監査要項

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公的研究費等の内部監査要項

公的研究費等の内部監査要項
 
(趣旨)
第1条 この要項(以下「本要項」という。)は、文部科学省が定める「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)(平成26年2月18日改正)」において要請されている事項を踏まえ、公益財団法人電磁材料研究所(以下「本法人」という。)における内部監査の制度、実施及び報告に関する基本的事項と監査を実施するための手順を定める。
(内部監査部門)
第2条 内部監査部門は、公的研究費等の適正な管理等に関する要項(以下「管理要項」という。)第3条に基づき最高管理責任者である理事長の直轄的な組織とする。
(監査担当者)
第3条 公的研究費等のモニタリング及び監査を行うために、最高管理責任者は内部監査部門を設置する。内部監査部門は次に掲げる者をもって組織する。 
(1)最高管理責任者(管理要項第3条第1項により、以下「理事長」という。)
(2)統括管理責任者(管理要項第4条第1項により、以下「専務理事」という。)
(3)コンプライアンス推進責任者(管理要項第5条第1項により、以下「事務部長」という。)
(4)その他理事長が必要と認める事務部及び事業支援室の職員
(監査の種類)
第4条 監査の種類は、次の各号に定めるものとする。
(1)通常監査
   公的研究費等の研究課題における遂行状況及び経費の執行状況について行う監査。
   なお、「公的研究費等」とは、「公的研究費等の適正な管理等に関する要項」第2条第1項に定める経費をいう。
(2)リスクアプローチ監査
   「公的研究費等に関する不正防止計画」に定める別表1の「取組み事項」又は別表2の「リスク要因」を参考にするなど、不正が発生するリスクに対して、重点的にサンプルを抽出し、抜き打ち等を含めて実施する監査
(監査の実施時期)
第5条 内部監査は、年1回適時実施するものとする。また、不正発生が髙いと思われる場合には、必要に応じて、リスクアプローチ監査を実施する。
(監査の対象)
第6条 監査の対象は、前年度の公的研究費等の資金に係る業務全般とする。
(通常監査事項)
第7条 監査の対象は、次に掲げる項目について行う。
(1)収支簿
(2)証拠書類(請求書、納品書、領収書等)
(3)固定資産(備品等)の納品検収記録
(4)謝金関係資料
(5)旅費関係資料
(6)その他、監査に係る必要な事項
(リスアプローチ監査事項)
第8条 リスクアプローチ監査は、次の各号に掲げる項目について行う。
(1)すべての出張を対象とした概要(目的、内容、交通手段、宿泊場所など)に関するヒアリング
(2)すべての非常勤雇用者を対象とした勤務実態(勤務内容、勤務時間など)に関するヒアリング
(3)内部監査部門で協議し監査対象とされた購入物品につき、研究目的との整合性、使用状況に関するヒアリング及び現物確認
(4)予算執行が研究計画に比して遅れている研究者へのヒアリング
(不正防止計画の実施状況確認)
第9条 内部監査部門は、内部監査実施に合わせ、不正防止計画をはじめとする本法人全体の具体的な対策の実施状況を確認する。
(監査担当者の権限)
第10条 監査担当者の権限は、次のとおりとする。
(1)被監査部門の関係者に対し、帳票や諸資料の提出並びに事実の説明、その他監査実施上必要なもの等を求めることができる。
(2)監査実施上必要と認められる各種会議への出席又は議事録の閲覧を求めることができる。
(被監査部門の義務)
第11条 被監査部門は、円滑かつ効果的に監査が実施できるよう積極的に協力しなければならない。
(監査担当者の義務)
第12条 監査担当者は、次の事項を遵守しなければならない。
(1)監査担当者は、業務上知り得た事項は、正当な理由なくして他に漏えいしてはならない。
(2)監査は、事実に基づいて行い、常に公正に判断しなければならない。
(3)監査担当者は、いかなる場合においても被監査部門の業務の処理・方法等について、直接指揮命令をしてはならない。
(監査の実施)
第13条 監査担当者は、監査の実施にあたり、予め監査日時・対象者について理事長に承認を得るものとする。
(監査の通知)
第14条 監査担当者は、監査の実施にあたり、予め監査日程とともに監査対象者へ通知するものとする。ただし、緊急又は特に必要があると認める場合は、事前に通知することなく監査を実施することができる。
(監査結果の報告等)
第15条 監査担当者は、実施した監査について監査結果報告書を作成し、理事長及び監事に提出するものとする。
(改善是正の措置)
第16条 理事長は、改善又は是正の必要があるものについては、研究開発事業部長及び該当する研究者の部門長等を通してその措置を命ずるものとする。措置を命ぜられた部門長等は、直ちにその措置をとり、理事長に報告しなければならない。
(監事との連携)
第17条 内部監査部門は、前項の改善是正の措置も含め監査結果等について、監事に報告し、意見を求めるなど連携し、今後の監査計画策定及び監査実施に資するものとする。
(結果報告の取扱い)
第18条 監査報告の取りまとめ結果については、コンプライアンス教育の一環として、本法人内で周知を図り、類似事例の再発防止を徹底するものとする。
(補則)
第19条 この要項に定めるもののほか、監査の実施については、理事長が定める。
 
附 則
この要項は、平成30年9月19日から施行する。
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