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公的研究費等に関する不正防止計画

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公的研究費等に関する不正防止計画

公的研究費等に関する不正防止計画
 
(目的)
 公益財団法人電磁材料研究所(以下「本法人」という。)における公的研究費等の適正な管理等に関する要項(以下「管理要項」という。)第4条第2項に基づき、本法人における公的研究費等の適正な運営及び管理を徹底し、不正(不適切なものを含む。)を未然に防止するため、「不正防止計画」を以下のとおり定める。
 
(不正防止計画)
 不正防止計画は、最高管理責任者等の管理者が主体となって取り組むべき事項として別表1「適正な運営及び管理の基盤となる環境の整備等に関する取組み」と、公的研究費等を使用する個々の研究者等(注)が主体となって取り組むべき事項として、別表2「不正事案を発生させるリスク要因とその対策」のとおりとする。
  なお、別表2に掲げる各事案の態様については、リスク要因として例示的に掲げたものであり、現実に発生している事案ではない。また、対策等については、現在実施している内容等も含めている。
 (注)研究者等とは本法人の職員、その他本法人の公的研究費等の取扱いに関わる全ての者をいう。
 
(見直し)
 本不正防止計画は、他の機関で発生した不正事案や本法人の内部監査の結果等により、適宜見直しを行うものとする。
 
この計画は、平成30年9月19日から施行する。
 
別表1 適正な運営及び管理の基盤となる環境の整備等に関する取組み
取組み事項
具体的な実施内容
1-1 研究員等の意識の向上
 公的研究費が公金であることの意識の不足、使用に関するルール等の認識の不足が、不正事案、不適切事案発生の潜在的要因となることへの取組み。
・公的研究費等の適正管理に関する説明会・研修会の定期的な開催(毎年度1回程度)、新採用時の研修、及び本法人のHPの活用等により、研究者等の意識の向上、ルールの理解・浸透を推進する。また、研修等の受講を義務付けるため、受講管理を徹底する。
・上記研修会の実施時、または新規採用時に、本法人の規則等を遵守すること、不正を行わないこと、規則に反して不正を行った場合は、本法人や当該公的研究費等配分機関の処分及び法的な責任を負担することを誓約した文書の提出を義務付ける。
・他機関等で発生した不正事案等の情報を本法人HPに掲載(配信)し、研究者等の意識向上や注意喚起を図る。
1-2 取引業者との癒着の防止
 不正な取引は、研究者等と業者の緊密な状況が、不正、不適切事例の発生リスクの要因とされている。
・不正な取引に関与した業者に対する取引停止等の処分方針等を本法人のHPに掲載し、本法人内外に周知・公表する。
・取引業者に対し一定の取引実績を勘案し、『本法人の規則等を遵守し、不正を行わないことや不正に関与しないこと、また、本法人の内部監査、その他の調査等において取引帳簿の閲覧・提出等の要請に協力すること、不正が認められた場合は取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと、本法人の研究者等から不正な行為の依頼等があった場合には通報すること。』などを記載した誓約書の提出を義務付ける。
 
別表2 不正事案(不適切な事案を含む)を発生させるリスク要因とその対策
発生するリスク(不正事案等)の態様
/リスクの要因
対  策
2-1 取引業者との癒着
・同一の研究室における、同一業者、同一品目の多頻度取引、特定研究室のみでしか取引実績のない業者や、特定の研究室との取引を新規に開拓した業者への発注の偏りが、リスク要因とされている。
・各研究部門(又は研究グループ)単位で、一定期間(半年又は1年)における取引状況(取引業者、業者毎の取引状況など)をモニタリングし、特定の業者への偏りが見受られる場合は、研究者等や当該業者へのヒアリングを行う。
・物品購入契約時における銘柄指定、機種選定、業者選定に係る随意契約、入札・見積合わせにおけるメーカー・機種等が特定されるような仕様書の作成が、リスク要因とされている。
 
・仕様策定委員会又は機種選定委員会の審査対象(物品等購入契約の予定価格が200万円を超える仕様策定及び銘柄指定、機種選定、随意契約)とならない50万円以上200万円以下の機器調達等案件において、当該物品等の請求者から銘柄・機種等の指定がある場合は、その必要性等について事務部(監査担当)でチェックを徹底する。
・入札や見積合わせを実施する場合においても、仕様書の作成を要求者任せにすることがないよう事務部門(監査担当)でのチェックを徹底する。
・役務契約等(業務委託、プログラム開発等)における業者選定による随意契約、業者が特定されるような仕様書の作成が、リスク要因とされている。
・仕様策定委員会の審査対象(役務契約に係る予定価格が200万円を超える随意契約)とならない役務契約案件(業務委託、プログラム開発等)において、要求者から業者の指定がある場合は、その必要性について事務部門でチェックする。
・入札や見積合わせを実施する場合においても、仕様書作成を要求者任せにすることなく、事務部門(監査担当)でチェックを行う。特に専門性の高い案件については、要求者以外の専門的知識を持った者の意見を聴くように努める。
2-2  年度を超えて資金を使用するための「預け金」、消耗品を購入したように装い実際には別な機器などを納品させる「付け替え」、納品の事実のない「架空請求」
・予算執行の年度末集中等、特定時期への偏りが、リスク要因とされている。
・科研費等公的研究費の担当係は、研究課題ごとに収支簿による予算管理を徹底し、予算の執行が遅れている場合は、研究代表者にヒアリング゙を行うなど、研究担当者と連携し、研究計画に基づく計画的な予算執行を行う。
・予算残額が見込まれ、繰越が可能な場合は、繰越制度を用いることが出来ることや、不用額が見込まれる場合は、返還できる制度があることを知らしめる。
・データベース・プログラム・デジタルコンテンツ作成、機器の保守・点検など、特殊な役務契約に対する検収が不十分であることが、リスク要因とされている。
・データベース・プログラム・デジタルコンテンツの作成、機器の保守・点検など、その契約内容の履行確認が物として可視化しにくい(無形)もの、例えば、検収時における事務部門による仕様書と突合するなど作動確認等を徹底し、機器の保守・点検などにおいては、当該作業の実施内容・作業実施者名がわかる作業報告書の提出を徹底する。
・検収業務の形骸化(受領印による確認のみ、事後抽出の現物確認の不徹底など)が、リスク要因とされている。
・モニタリング゙や内部監査の過程で、検収業務の形骸化や納品物品の持ち帰り、反復使用などが疑われた場合は、抜き打ち的な事後抽出による現物確認を実施する。
・業者による納品物品の持ち回りや納品検収時における納品物品の反復使用が、リスク要因とされている。
2-3 勤務実態のない「カラ給与」、「カラ謝金」
・非常勤勤雇用者の勤務状況の管理が、部門や施設任せになっていないか。
・勤務状況について、随時、事務部職員による本人へのヒアリング゙等を実施する。
2-4  旅行事実のない「カラ出張」、旅費の「水増し請求」、「二重請求」
・出張の事実確認等が行える手続きが不十分(二重払いのチェックや用務先への確認等)であることがリスク要因とされている
・出張に際しては事前の出張伺い、事後の出張報告の提出を徹底する。出張する又はしたことが証明できる用務の内容や場所が確認できる書類の添付を徹底する。
・外部からの派遣依頼、会議・委員会等への出席依頼、講演依頼等に基づく出張の場合などは、当該事務担当者において、依頼者からの旅費の支払の有無の確認を徹底する。特に、当該用務と本法人の用務が連続した出張については、チェック時、旅費の重複支払がないか留意する。
・内部監査において、書面による確認で疑義が生じた場合などは、出張先へ事実確認を行う。
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