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公的研究費等の適正な管理等に関する要項

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公的研究費等の適正な管理等に関する要項

公的研究費等の適正な管理等に関する要項
 
第1章 総則
 
(目的)
第1条 この要項(以下「本要項」という。)は、公益財団法人電磁材料研究所(以下「本法人」という。)における公的研究費等の取扱いに関し、適正な管理等に必要な事項を定め、不正使用の未然防止等を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 本要項において「公的研究費等」とは、国の各省各庁及び各省各庁が所管する独立行政法人並びに地方公共団体等の公的機関から配分される競争的研究資金のほか、本法人で取扱う助成金、補助金、委託費等その他の経費をいう。
2 本要項において「研究者等」とは、本法人の職員その他本法人の公的研究費の取扱いに関わる全ての者をいう。
3 本要項において「不正使用」とは、関係法令、本法人の諸規程及び当該公的研究費等にかかる取扱要項等に違反した公的研究費の使用をいう。
 
第2章 運営及び管理体制
 
(最高管理責任者)
第3条 公的研究費等の運営及び管理について、最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、理事長をもって充てる。2 最高管理責任者は、公的研究費等の不正防止に関する基本方針(以下「基本方針」という。)を策定及び周知するとともに、次条に定める統括管理責任者及び第5条に定めるコンプライアンス推進責任者が公的研究費等の適正な運営及び管理を行えるよう、必要な措置を講じなければならない。
(統括管理責任者)
第4条 最高管理責任者を補佐し、公的研究費等の運営及び管理について、本法人全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者として統括管理責任者を置き、専務理事をもって充てる。       
2 統括管理責任者は、不正使用防止対策の組織横断的な体制を統括する責任者として、基本方針に基づき、本法人全体の具体的な対策を策定(「公的研究費等に関する不正防止計画」の作成等)し、次条に定めるコンプライアンス推進責任者に当該対策の実施を指示するとともに、その実施状況を確認し、定期的に最高管理責任者へ報告しなければならない。
(コンプライアンス推進責任者)
第5条 公的研究費等の運営及び管理について実質的な責任と権限を持つものとしてコンプライアンス推進責任者を置き、事務部長をもって充てる。
2 コンプライアンス推進責任者は、総括管理責任者の指示の下、次に定める業務を行う。
(1)不正使用防止対策を実施し、また、その実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。
(2)不正使用の防止を図るため、研究者等に対してコンプライアンス教育等を実施し、受講状況を管理する。
(3)研究者等が適切に公的研究費の管理、執行を行っている等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。
3 コンプライアンス推進責任者は、必要に応じてコンプライアンス推進副責任者を(以下「副責任者」という。)を指名することができる。
(不正使用防止対策推進部署の設置)
第6条 不正使用防止対策の推進を担当する部署として、最高管理責任者の下にコンプライアンス推進室を置く。
2 コンプライアンス推進室は、次の各号に掲げるもので組織する。
(1)コンプライアンス推進室長
(2)事務部及び事業支援室職員のうち、コンプライアンス推進室長が指名する者
3 コンプライアンス推進室長は、コンプライアンス推進責任者である事務部長とする。
4 コンプライアンス推進室は、次の各号に掲げる業務を行う。
(1)公的研究費等の運営及び管理に関する実態の把握に関すること。
(2)不正防止計画の推進、検証及び改善に関すること。
(3)公的研究費等の取扱いにかかる諸規定等の周知及び公表に関すること。
(4)コンプライアンス教育の実施に関すること。
(5)その他不正使用防止対策の推進に当り必要な事項に関すること。
5 コンプライアンス推進室の処務については、関係部署の協力を得て、事務部において処理する。
 
第3章 適正な運営及び管理のための環境整備
 
(行動規範の策定)
第7条 最高管理責任者は、不正使用を防止するため、公的研究費等の使用に関する行動規範を策定する。
(コンプライアンス研修等の実施)
第8条 コンプライアンス推進責任者は、研究者等の意識向上を図るため、定期的な研修会の開催その他の方法により、コンプライアンス等に関する研修等を実施する。
(相談窓口の設置)
第9条 公的研究費等に係る事務処理手続き及び使用ルール等に関する本法人内外からの相談に迅速かつ適切に対応するため、相談を受け付けるための窓口(以下「相談窓口」という。)を設置する。
2 相談窓口は、公的研究費を所管する事務部に設置する。
 
第4章 公的研究費等の運営及び管理
 
(研究者等の責務遵守)
第10条 研究者等は、公的研究費の使用に当っては、関係法令、本法人の諸規定及び当該公的研究費にかかる取扱要領等を遵守しなければならない。
2 研究者等は、発注段階で支出財源の特定を行うなど、予算執行の状況を遅滞なく把握し、適切に管理しなければならない。
3 研究者等は、法令等を遵守すること、不正は行わないこと、不正を行った場合は処分や法的責任を負担することなどを誓約した文書を提出しなければならない。 
4 前項の誓約書の提出方法については、統括管理責任者が別に定める。
(取引業者の誓約書徴取)
第11条 取引業者が不正に加担することを防止するため、法令遵守、内部監査への協力、不正に関与した場合処分を受けても異議がないこと、不正への加担の依頼あった場合には通報することなどを誓約した文書を徴取する。 
2 前項の誓約書の徴取方法は、統括管理責任者が別に定める。
 
第5章 モニタリング及び監査
 
(モニタリング及び監査)
第12条 公的研究費等の適正な管理のため、定期的にモニタリング及び監査を行う。
2 前項のモニタリング及び監査については、最高管理責任者のもと、コンプライアンス推進室や監事等と連携し、監査担当が実施する。
3 前2項のモニタリング及び監査の実施に関し必要な事項については、本法人の公的研究費等の内部監査要項に基づくものの他、最高管理責任者が別に定める。  
 
第6章 不正使用に係る通報及び告発等の取扱い、調査、処分等
 
(通報窓口の設置)
第13条 公的研究費の不正使用(その疑いがあるものを含む。次条において同じ。)に関する通報及び告発(以下「通報等」という。)を受け付けるための窓口(以下「通報窓口」という。)を、本法人の事務部(監査担当)に設置する。
2 統括管理責任者は、前項のほか、必要に応じて本法人の外部に通報窓口を設置することができる。
(通報等の方法)
第14条 通報等は、書面(ファックス、電子メールを含む。)を通報窓口に提出若しくは送付し、又は電話若しくは面談により行うものとする。
2 前項の通報等とは、原則として顕名(実名)によるものとし、次の各号に掲げる事項を明示しなければならない。
(1)不正使用等を行ったとする研究者等の氏名・所属
(2)不正使用等の具体的内容(態様・内容)
(通報等に関する相談の方法)
第15条 通報等に関する相談は、書面(ファックス、電子メールを含む。)を通報窓口に提出若しくは送付し、又は電話若しくは面談により行うものとする。
2 通報窓口は、前項の相談を受けた場合において必要と認めるときは、当該相談者に対して通報等の意思を確認し、通報等に準じて取り扱うことが出来るものとする。
(通報等の取扱い)
第16条 通報窓口は、通報等を受けたときは、速やかに統括管理責任者に報告するとともに、通報を受け付けた旨を、当該通報を行った者(匿名の場合を除く。ただし、調査結果が出る前に匿名で行った者の氏名が判明した後は、顕名(実名)による場合に準じて取扱う。以下「通報者」という。)に通知するものとする。
2 前項の場合において、通報窓口は、当該通報者に対し、更に詳しい情報提供若しくは当該通報等に基づいて行う調査等への協力について依頼することができる。
3 通報窓口は、当該通報等の対象に本法人以外の他の機関に所属する者が含まれる場合は、当該他機関の長に当該通報を回付する。
4 第1項の報告を受けた統括管理責任者は、直ちに最高管理責任者に報告するものとする。
(通報窓口担当者等の守秘義務)
第17条 通報窓口の担当者は、業務上知ることができた秘密を漏らしてはならない。当該通報窓口の担当者でなくなった後も、同様とする。
(通報等に係る処分等)
第18条 通報窓口で通報等を受け付けた場合、又は内部監査により不正使用の疑いがある事案が生じた場合は、別に定める「公的研究費等の不正使用に係る調査等に関する細則」に基づき調査するものとする。              
(不正使用に係る処分等)
第19条 前条による調査の結果、不正使用が認められた場合は、次の各号に定める手続きにより処分等を行うものとする。              
(1)本法人職員については、本法人の「就業規則」及び「公的研究費等の不正行為等懲戒細則」等に基づき、懲戒処分を行うものとする。 
(2)不正な取引に関与した業者については、常任理事会(本法人不正行為対策本部)において、「物品購入等契約に係る取引等措置要項」に基づき、取引停止などの措置を行う。
(3)前条による調査の結果、不正使用が無かったと認められる場合で、当該通報等が悪意に基づく通報等であると認められた場合は、本条第1項第1号を準用し、当該通報者に対し懲戒処分を行うものとする。
(不利益取扱いの禁止)
第20条 悪意に基づく通報等であることが判明しない限り、単に通報等をしたことを理由として、当該通報者に対し、不利益な取り扱いをしてはならない。
2 単に通報等があったことのみをもって、非通報者に対し、不利益な取り扱いをしてはならない。
 
第7章 情報発信等
 
(方針等の公表)
第21条 第3条第2項に規定する基本方針、第2章に規定する管理体制及び各責任者の職名、第9条に規定する相談窓口、第13条に規定する通報窓口及びその手続き等については、本法人のホームページ等で公表するものとする。
 
第8章 その他
 
(雑則)
第22条 本要項に定めるもののほか、公的研究費の適正な管理等に関する必要事項は、統括管理責任者が別に定める。
 
附 則(平成30年9月19日制定)
1 この要項は、平成30年9月19日から施行する。
2 この要項の制定に伴い、平成23年7月1日制定、施行(平成29年4月1日一部改正)の公的研究費の適正な執行に係る実施要項は、これを廃止する。
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